Les espaces ouverts, dits "open-space", sont nés aux Etats-Unis dans les années 1950 et sont aujourd'hui la norme dans de nombreuses entreprises. En France, plus de deux tiers des salariés du secteur tertiaire travaillent au sein de bureaux en open-space. Si ces espaces comportent de nombreux avantages, il est important de bien penser leur aménagement pour assurer le bien-être de vos collaborateurs. 

1. L'open space : un espace de travail collectif 

2. Qu'est ce qu'un bureau open space ? 

L'open-space est un espace de travail collectif où les bureaux sont disposés sur un plateau ouvert, sans cloison, afin de réunir les collaborateurs au sein d'un seul et même espace. Ce type d'aménagement est né de la volonté de renforcer la créativité et la collaboration via la création d'espaces de travail communs.

Arrivé  en France dans les années 1980, il a été popularisé par les grands groupes du secteur des banques et assurances qui y ont vu de nombreux avantages sociaux et économiques. Depuis, les bureaux en open-space n'ont cessés d'évoluer pour s'adapter aux besoins des salariés et des entreprises. 

1. Pourquoi l'open space est-il si populaire ?  

Les bureaux organisés en open-space constitue d'abord un moyen de réduire les coûts d'aménagement. En supprimant les cloisons et en rassemblant les équipes au sein d'un même espace, les entreprises réduisent la surface nécessaire pour accueillir un même nombre d'employés. Un avantage économique non négligeable puisque cela leur permet de réduire les charges de loyer, d'aménagement et d'optimiser le partage des ressources et des équipements (imprimantes, papeterie...). 

Outre les avantages économiques, l'open-space comporte également des avantages sociaux et organisationnels. L'un des plus grands avantages des bureaux ouverts est de libérer la communication. Les collaborateurs étant installés à seulement quelques mètres les uns des autres, ils sont en contact direct et peuvent dialoguer aisément. Ces échanges, formels et informels, renforcent l'efficacité du travail en équipe et favorisent la créativité. En effet, les nouvelles idées circulent plus rapidement et créent une émulation positive. 

Ce sont autant d'avantages qui ont participé au succès des open-space, les entreprises souhaitant profiter des synergies offertes par ce type d'agencement et maximiser leur productivité. Néanmoins, les open space ont été souvent décriés de la part des employés, estimant qu'ils pouvaient nuire à leur bien-être et performance au travail. 

Les principales problématiques de l'open space 

L'agencement des bureaux en open space ne constitue pas que des avantages. Parmi les critiques les plus fréquentes de la part des salariés, on retrouve notamment : 

• Les nuisances sonores :  la pollution sonore est sans aucun doute l'inconvénient majeur des open space. Sonneries des téléphones, conversations, bruit généré par les claviers et ordinateurs... un bruit de fond permanent peut s'installer, participant à une fatigue sonore de la part des collaborateurs qui peut engendrer des difficultés à se concentrer. 
• Le manque d’intimité : le décloisonnement des bureaux peut être ressenti par les salariés comme un obstacle à leur besoin d'intimité. Certains collaborateurs, notamment les plus introvertis, préfèrent évoluer dans un environnement calme et la présence constante du collectif peut être source de stress. Le fait de ne pas pouvoir régler l'intensité de l'éclairage, ni la température des bureaux, peut également détériorer les conditions de travail. 
• La pression hiérarchique : si l'un des objectifs du concept d'open space était de lisser le rapport hiérarchique, la présence proche des collègues et supérieurs peut donner à certains salariés le sentiment d'être constamment surveillés. Un sentiment particulièrement désagréable qui peut induire un stress et une pression supplémentaires. 
  
  

Un aménagement fonctionnel et intelligent  permettra de minimiser les potentiels désagréments liés au travail en open space et de créer un environnement de travail agréable et propice au bien-être de vos collaborateurs. 

1. Nos conseils pour un aménagement d'open space réussi 

Organiser l'espace en zones de travail 

Pour rendre l'open space fonctionnel, vous pouvez organiser des espaces de travail en fonction des activités et des habitudes de vos différentes équipes. L'idée est d'adapter l'agencement à votre organisation interne et de favoriser la collaboration entre certaines équipes, sans pour autant gêner la concentration des autres. Il est conseillé de placer les fonctions qui sont amenées à échanger régulièrement avec les autres services au centre de l'open space pour favoriser le partage d'informations. En revanche, les fonctions plus autonomes sont à placer aux extrémités afin d'éviter qu'elles soient dérangées par les déplacements et conversations. Vous pouvez délimiter ces pôles par des cloisons amovibles, des marquages au sol ou des revêtements de sol aux couleurs différentes. 

Il est également recommandé d'aménager des zones de confidentialité au sein de l'open space. Ces espaces disposés à l'écart et isolés acoustiquement sont réservés aux discussions privées, entre un collaborateur et un manager par exemple ou pour recevoir un candidat.  Dans un tout autre registre, l'aménagement de zones de détente permettra d'améliorer la qualité de vie au travail de vos collaborateurs. Ces espaces permettront à chacun de faire des pauses au cours de sa journée et accueillerons les échanges informels. Vous pouvez équipezrces zones avec du mobilier lounge et des distributeurs automatiques de boissons chaudes. 

Choisir du mobilier adapté 

Le choix du mobilier et sa disposition sont deux éléments essentiels dans l'aménagement d'un open space. Concernant le mobilier, nous vous conseillons de privilégier :

• Des bureaux aux formes simples : les formes ovales ou trop arrondies ne sont pas recommandées. Même si cela dépend évidemment  de l'espace dont vous disposez, les plateaux rectangulaires sont généralement les plus adaptés.

• Des meubles de rangement bas : évitez de saturer l'espace avec de grandes armoires. Les meubles de rangements bas rendront l'open space visuellement plus aéré. Vous pouvez également opter pour des caissons mobiles peu encombrants et faciles à déplacer avec leurs roulettes. Certains sont même équipés d'un coussin pour pouvoir improviser des réunions. 
• Des cloisons amovibles : elles permettent de diviser l'espace pour créer des zones par département ou métier selon votre organisation interne. Ces éléments modulables sont disponibles dans un large choix de dimensions et de matières, avec plusieurs degrés d'isolation phonique, d'intimité ou de luminosité.
• Des plantes vertes : une touche déco qui peut aussi jouer le rôle de séparateur. 

Quand il s'agit d'aménager leur open space, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s'orienter vers du mobilier issu de l'économie circulaire (seconde main, reconditionné...) dans une démarche RSE de réduction de leur impact environnemental. Chez SCOP3, nous proposons un large choix de mobilier professionnel de seconde main afin d'aménager des espaces de travail responsables et durables. Découvrez le témoignage de la Banque Wormser qui a aménagé son open space avec du mobilier de seconde main: 45 bureaux, 45 fauteuils, 17 porte-manteaux et 20 armoires qui ont permis d'éviter plus de 5 tonnes d'émissions de CO2 ! 

Protéger les salariés des nuisances sonores 

On l'a dit : le bruit est sans aucun doute le principal inconvénient du bureau open space. Il est donc important de l'agencer de manière optimale à éviter les nuisances sonores qui pourrait impacter le bien-être et la productivité de vos équipes. Il est d'abord primordial de consacrer suffisamment d'espace entre chaque poste de travail. La réglementation du travail, via la norme NF X 35-102, recommande un espace minimum de :

• 10 m² pour 1 personne seule ;
• 11 m² par personne dans un bureau collectif (soit 22 m² pour 2 personnes, etc.) ;
• 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant (si les tâches nécessitent des communications téléphoniques par exemple).

Vous pouvez également établir quelques règles de savoir-vivre afin que chaque collaborateur puisse travailler correctement. Pour définir ces règles, organisez une réunion où toutes les équipes seront réunies et pourront s'exprimer. 

De plus,  vous pouvez équiper votre open space avec des  équipements dédiés à l'isolation phonique. De nombreuses solutions existent, avec différents design, dimensions et degré d'efficacité. Les solutions les plus performantes sont les cabines acoustiques. Totalement insonorisées, elle offrent un haut niveau de confidentialité. Les cloisons acoustiques sont également des solutions possibles, bien qu'elles restent moins intéressantes sur le plan de l'isolation sonore. Même si ces solutions peuvent représenter un certain coût pour l'entreprise, elles sont vivement recommandées et représentent un excellent investissement sur le long terme. 

Ainsi, il est important de penser en amont à l'agencement de votre open space pour garantir à vos espace un environnement de travail agréable. Depuis sa création, l’open space n'a cessé d'évoluer et de se réinventer pour s'adapter aux  besoins des salariés et aux nouvelles habitudes de travail (flexoffice...). L'open space n'a pas dit son dernier mot, loin de là !